Jak obniżyć koszty dojazdów, zakupów i logistyki w firmie? 10 sposobów

Ile naprawdę kosztuje firmowy wyjazd?

Najczęstszy błąd to liczenie wyłącznie ceny paliwa. Tymczasem wyjazd pracownika po brakujący produkt generuje również koszt jego czasu, eksploatacji samochodu oraz przerwy w wykonywaniu innych obowiązków.

Przykładowo: jeżeli podróż w obie strony ma 30 km, samochód zużywa 8 l/100 km, a do obliczenia przyjmiemy cenę 6,50 zł za litr:

To jednak nadal tylko paliwo. Jeżeli pracownik spędzi na takim wyjeździe godzinę, rzeczywisty koszt dla firmy będzie wyższy.

1. Łącz kilka spraw w jeden wyjazd

Jeżeli pracownik musi odwiedzić kilka miejsc, warto zaplanować trasę tak, aby wszystkie sprawy załatwić podczas jednego wyjazdu. Nawet niewielkie ograniczenie liczby przejazdów może przełożyć się na niższe koszty paliwa i mniej czasu spędzonego w samochodzie.

Zamiast jechać osobno po materiały biurowe, opakowania i inne produkty eksploatacyjne, warto sprawdzić, czy część zakupów można połączyć.

2. Planuj zakupy firmowe z wyprzedzeniem

Najdroższy zakup często nie jest tym, który ma najwyższą cenę jednostkową, lecz tym, który trzeba wykonać natychmiast.

Brak taśmy, papieru, kartonu, rękawiczek czy innego podstawowego produktu może spowodować konieczność nagłego wyjazdu albo złożenia osobnego zamówienia tylko po jedną rzecz.

Prosta lista zakupowa prowadzona przez kilka dni pozwala połączyć wiele drobnych potrzeb w jedno większe zamówienie.

3. Ustal minimalne stany magazynowe

Nie chodzi o magazynowanie ogromnych ilości. Wystarczy określić poziom, po którego osiągnięciu dany produkt trafia na listę kolejnego zamówienia.

Minimalny stan magazynowy ogranicza liczbę awaryjnych wyjazdów i dodatkowych przesyłek.

4. Łącz zamówienia zamiast kupować po jednej rzeczy

Każde osobne zamówienie może oznaczać dodatkowy koszt dostawy, obsługi i czasu pracownika. Jeżeli produkty nie są potrzebne natychmiast, często bardziej opłaca się połączyć je w jedno większe zamówienie.

Szczególnie warto łączyć produkty regularnie zużywane: materiały do pakowania, artykuły biurowe, higieniczne czy inne materiały eksploatacyjne.

5. Porównuj odbiór osobisty z kosztem dostawy

Odbiór osobisty nie zawsze jest tańszy tylko dlatego, że nie płacisz za kuriera.

Przed wyjazdem warto policzyć:

• liczbę kilometrów w obie strony,
• koszt paliwa,
• czas pracownika,
• czas potrzebny na odbiór i załadunek,
• możliwość połączenia wyjazdu z innymi sprawami.

Jeżeli dostawa kosztuje mniej niż rzeczywisty koszt wyjazdu, odbiór osobisty może nie mieć ekonomicznego uzasadnienia.

6. Korzystaj z lokalnych dostawców wtedy, gdy ma to sens

Lokalny dostawca może być korzystny szczególnie wtedy, gdy firma potrzebuje szybkiego uzupełnienia zapasu, możliwości odbioru osobistego albo chce ograniczyć czas oczekiwania na dostawę.

Nie oznacza to jednak, że każdy zakup „blisko” jest automatycznie tańszy. Nadal warto porównać cenę produktu, koszt transportu, czas pracownika i dostępność asortymentu.

7. Kupuj kilka grup produktów u jednego dostawcy

Jeżeli jeden dostawca oferuje kilka grup produktów, których firma potrzebuje regularnie, może to ograniczyć liczbę zamówień, dostaw i faktur.

Korzyść nie zawsze polega na najniższej cenie pojedynczej sztuki. Czasami większą oszczędnością jest prostsza organizacja zakupów i mniejsza liczba przesyłek.

8. Ogranicz liczbę paczek i dostaw

Jeżeli kilka produktów może zostać bezpiecznie wysłanych razem, konsolidacja zamówienia może ograniczyć liczbę przesyłek.

W przypadku własnych wysyłek firmowych podobna zasada działa w drugą stronę: warto dobierać opakowanie tak, aby nie wysyłać kilku paczek tam, gdzie można bezpiecznie przygotować jedną.

Nie należy jednak łączyć produktów kosztem bezpieczeństwa. Zbyt ciężka lub źle zabezpieczona paczka może wygenerować większy koszt w postaci uszkodzenia, reklamacji lub ponownej wysyłki.

9. Dobre pakowanie ogranicza koszt reklamacji i ponownych wysyłek

Koszt logistyki nie kończy się w momencie nadania paczki. Uszkodzony produkt może oznaczać:

• wysyłkę kolejnego egzemplarza,
• dodatkowe opakowanie,
• kolejną opłatę kurierską,
• czas pracownika,
• obsługę reklamacji i niezadowolonego klienta.

Dlatego właściwy karton, odpowiednie wypełnienie i solidne zamknięcie przesyłki są elementem optymalizacji kosztów, a nie tylko estetyki pakowania.

Przy częstych wysyłkach warto regularnie sprawdzać wypełniacze do paczek oraz taśmy do pakowania i dopasowywać je do rodzaju wysyłanych produktów.

10. Raz w miesiącu przeanalizuj, gdzie firma traci czas i pieniądze

Nie potrzeba skomplikowanego audytu logistycznego. Wystarczy sprawdzić kilka prostych rzeczy:

• ile było awaryjnych wyjazdów po brakujące produkty,
• ile zamówień można było połączyć,
• ile razy płacono osobno za dostawę,
• które produkty najczęściej kończyły się niespodziewanie,
• czy pojawiały się ponowne wysyłki z powodu uszkodzeń,
• czy pracownicy wykonywali niepotrzebne przejazdy.

Już po kilku tygodniach można zauważyć powtarzalne problemy i wyeliminować część kosztów organizacyjnych.

Gdzie najczęściej „uciekają” pieniądze w firmowej logistyce?

Checklista: jak ograniczyć koszty dojazdów i logistyki?

Czy lokalne zakupy mogą obniżyć koszty firmy w Łodzi?

Dla firmy działającej w Łodzi lokalny dostawca może być wygodnym rozwiązaniem, szczególnie gdy potrzebny jest szybki odbiór brakujących materiałów albo możliwość połączenia kilku zakupów podczas jednego przejazdu.

Warto jednak zawsze porównać koszt dostawy z rzeczywistym kosztem dojazdu. Jeżeli pracownik musi przejechać kilkadziesiąt kilometrów tylko po jeden produkt, dostawa może okazać się tańsza.

Najczęstsze pytania o koszty dojazdów i logistyki w firmie

1. Jak obniżyć koszty dojazdów w firmie?

Najprościej ograniczyć liczbę pojedynczych wyjazdów, łączyć kilka spraw podczas jednej trasy, planować zakupy z wyprzedzeniem oraz porównywać koszt odbioru osobistego z dostawą.

2. Jak policzyć koszt firmowego wyjazdu?

Koszt samego paliwa można policzyć według wzoru: liczba kilometrów × spalanie / 100 × cena paliwa. Do pełnego kosztu należy jednak doliczyć również czas pracownika i eksploatację pojazdu.

3. Czy odbiór osobisty jest zawsze tańszy od dostawy?

Nie. Jeżeli dojazd wymaga paliwa i czasu pracownika, dostawa może być ekonomiczniejsza nawet wtedy, gdy odbiór osobisty formalnie jest bezpłatny.

4. Jak ograniczyć koszty zakupów firmowych?

Warto prowadzić wspólną listę zakupów, utrzymywać minimalny zapas najczęściej używanych produktów i łączyć kilka potrzeb w jedno zamówienie zamiast wykonywać liczne zakupy awaryjne.

5. Jak zmniejszyć koszty wysyłek w firmie?

Pomaga konsolidacja przesyłek, właściwy dobór wielkości opakowania, ograniczanie niepotrzebnej liczby paczek i dobre zabezpieczanie produktów, które zmniejsza ryzyko reklamacji i ponownych wysyłek.

6. Czy minimalny zapas produktów naprawdę obniża koszty?

Może je ograniczyć, ponieważ zmniejsza ryzyko awaryjnych wyjazdów, osobnych dostaw i przestojów. Zapas powinien być jednak dopasowany do rzeczywistego zużycia, aby nie zamrażać niepotrzebnie kapitału.

Jak realnie ograniczyć koszty dojazdów, zakupów i logistyki?

Nie trzeba zaczynać od skomplikowanych systemów. W wielu małych i średnich firmach największe efekty daje lepsze planowanie codziennych czynności: mniej awaryjnych przejazdów, mniej osobnych zamówień, rozsądny zapas najważniejszych produktów i porównywanie kosztu dostawy z rzeczywistym kosztem odbioru.

Warto również pamiętać, że logistyka to nie tylko transport. Źle dobrane opakowanie, uszkodzona przesyłka czy brak podstawowego produktu może wygenerować dodatkowe koszty znacznie większe niż kilka złotych różnicy w cenie zakupu.