Archiwizacja dokumentów

Archiwizacja dokumentów – segregatory, teczki, koszulki i skoroszyty

Archiwizacja dokumentów pomaga uporządkować faktury, umowy, dokumentację firmową, wydruki, korespondencję i inne materiały papierowe. Odpowiednio dobrane segregatory, teczki, koszulki i skoroszyty ułatwiają przechowywanie dokumentów, ich opisywanie oraz szybkie odnajdywanie potrzebnych informacji.

W Mandras.pl znajdziesz między innymi segregatory archiwizacyjne A4 i A5, koszulki na dokumenty A4, skoroszyty, teczki z gumką, teczki z klipem oraz akcesoria skoroszytowe. Poszczególne rozwiązania warto dobierać do liczby dokumentów, częstotliwości korzystania z nich i sposobu przechowywania.

Jak archiwizować dokumenty w biurze?

Najprostszy system polega na podzieleniu dokumentów według rodzaju, roku, miesiąca, klienta, projektu lub działu, a następnie umieszczeniu ich w odpowiednio opisanych segregatorach, teczkach lub skoroszytach.

Dokumenty używane regularnie warto przechowywać tak, aby można było łatwo je wyjąć i ponownie odłożyć. Materiały potrzebne sporadycznie można natomiast przenieść do segregatora lub pudełka archiwizacyjnego i przechowywać w wyznaczonym miejscu.

Segregatory archiwizacyjne do dokumentów

Segregatory są jednym z podstawowych sposobów przechowywania większej liczby dokumentów w biurze. Pozwalają uporządkować kartki według przyjętego systemu i przechowywać je pionowo na półce.

W aktualnej ofercie Mandras dostępne są między innymi segregatory A4 o szerokości grzbietu 50 i 75 mm oraz segregatory A5 o szerokości 40 mm. Dostępne są również różne warianty kolorystyczne, co pozwala wykorzystać kolor do oznaczania poszczególnych grup dokumentacji.

Segregator A4 50 czy 75 mm – który wybrać?

Segregator 50 mm zajmuje mniej miejsca na półce i dobrze sprawdza się przy mniejszej liczbie dokumentów. Segregator 75 mm ma szerszy grzbiet i może pomieścić większy zbiór dokumentacji.

Najlepiej dobrać szerokość do rzeczywistej liczby przechowywanych kartek. Przepełniony segregator jest mniej wygodny w użytkowaniu, dlatego przy dużej dokumentacji warto podzielić ją na kilka logicznych okresów lub kategorii.

Segregator A4 czy A5?

A4 jest podstawowym formatem do typowej dokumentacji firmowej, wydruków, faktur, umów i formularzy. A5 sprawdzi się przy mniejszych dokumentach, notatkach i materiałach o bardziej kompaktowym formacie.

Format segregatora powinien być dopasowany do dokumentacji, która ma być w nim przechowywana, aby kartki nie wystawały poza okładkę.

Kolorowe segregatory – prosty system organizacji

Różne kolory segregatorów mogą ułatwiać szybkie rozpoznawanie poszczególnych grup dokumentów. Przykładowo innym kolorem można oznaczyć dokumenty sprzedażowe, zakupowe, kadrowe, magazynowe lub dotyczące poszczególnych projektów.

Kolor najlepiej traktować jako dodatkowe oznaczenie, a nie zastępstwo dla czytelnego opisu grzbietu. Dzięki połączeniu koloru i etykiety system pozostaje zrozumiały również dla innych pracowników.

Koszulki na dokumenty A4

Koszulki na dokumenty A4 umożliwiają umieszczenie kartki w segregatorze bez wykonywania otworów bezpośrednio w dokumencie. Mogą również ograniczać bezpośredni kontakt kartki z kurzem i zabrudzeniami podczas codziennego korzystania.

W aktualnej sprzedaży Mandras dostępne są koszulki A4 w opakowaniach po 100 sztuk. To praktyczny zapas do biura, w którym regularnie porządkuje się faktury, umowy, cenniki, instrukcje i inne wydruki.

Kiedy warto użyć koszulki zamiast dziurkowania dokumentu?

Koszulka jest praktyczna wtedy, gdy nie chcemy wykonywać otworów w oryginalnym dokumencie albo gdy arkusz ma być regularnie wyjmowany i ponownie odkładany.

Może być przydatna również przy dokumentach, które powinny pozostać w jednej całości lub mają niestandardową zawartość, na przykład załączniki.

Skoroszyty A4 do porządkowania dokumentów

Skoroszyty A4 są dobrym rozwiązaniem do tworzenia mniejszych zestawów dokumentów, które powinny pozostać razem. Mogą być stosowane samodzielnie lub – w zależności od konstrukcji – przechowywane w segregatorze.

W aktualnej ofercie Mandras dostępne są między innymi wpinane skoroszyty A4 oraz kolorowe wąsy skoroszytowe ułatwiające spinanie przedziurkowanych dokumentów.

Segregator czy skoroszyt – co wybrać?

Segregator lepiej sprawdzi się przy dużej liczbie dokumentów i systematycznie rozbudowywanej dokumentacji. Skoroszyt jest wygodny przy mniejszym zestawie kartek, na przykład dokumentach jednego klienta, sprawy lub projektu.

W praktyce oba rozwiązania można łączyć, na przykład umieszczając kilka tematycznych skoroszytów w większym systemie archiwizacyjnym.

Teczki z gumką A4

Teczka z gumką A4 pozwala przechowywać luźne dokumenty bez konieczności ich dziurkowania lub spinania. Gumka pomaga utrzymać teczkę zamkniętą podczas przenoszenia materiałów.

W aktualnej sprzedaży Mandras występują między innymi sztywne kartonowe teczki A4 z gumką w różnych kolorach. Potwierdzone warianty mają konstrukcję wykonaną z kartonu o gramaturze 350 g/m².

Do czego najlepiej sprawdza się teczka z gumką?

Teczka jest wygodna przy dokumentach, które często zabiera się na spotkanie, przekazuje pomiędzy działami lub przechowuje tylko przez określony czas.

Może służyć do ofert, wydruków, materiałów szkoleniowych, dokumentacji projektowej lub zestawu dokumentów dotyczącego jednej sprawy.

Teczka z klipem do dokumentów A4

Teczka z klipem pozwala przytrzymać dokumenty bez dziurkowania i bez umieszczania ich w koszulce. Może być używana podczas spotkań, inwentaryzacji, pracy poza biurkiem oraz wszędzie tam, gdzie dokument powinien pozostawać łatwo dostępny.

Potwierdzony wariant Mandras ma format A4 oraz dodatkową kieszeń wewnętrzną, która może służyć do przechowywania dodatkowych kartek.

Teczka, skoroszyt czy segregator?

Wybór zależy przede wszystkim od liczby dokumentów i sposobu korzystania z nich. Teczka sprawdzi się przy luźnych materiałach, skoroszyt przy mniejszym uporządkowanym zestawie, a segregator przy większej dokumentacji przechowywanej dłużej.

Nie ma jednego rozwiązania najlepszego do całego biura. Najbardziej praktyczny system zwykle wykorzystuje kilka rodzajów produktów do różnych etapów pracy z dokumentem.

Jak uporządkować faktury i dokumenty księgowe?

Dokumenty księgowe można podzielić między innymi według rodzaju dokumentu oraz okresu, na przykład miesiąca lub roku. Następnie można przechowywać je w opisanym segregatorze, skoroszycie albo innej formie zgodnej z przyjętym w firmie systemem dokumentacji.

Sposób archiwizacji powinien uwzględniać również obowiązujące firmę wymagania dotyczące przechowywania dokumentów. Produkty biurowe pomagają je uporządkować, ale nie określają wymaganych prawem okresów archiwizacji.

Jak opisywać segregatory?

Na grzbiecie warto umieścić krótki, jednoznaczny opis pozwalający zidentyfikować zawartość bez otwierania segregatora. Może to być nazwa działu, typ dokumentów, rok, miesiąc lub zakres numerów.

Jeżeli firma korzysta z większej liczby segregatorów, warto przyjąć jeden wspólny schemat nazewnictwa. Pozwala to szybciej odnajdywać dokumenty i ogranicza przypadkowe odkładanie ich w niewłaściwe miejsce.

Archiwizacja dokumentów w małej firmie

Nawet przy niewielkiej liczbie dokumentów warto od początku stosować prosty i powtarzalny system. Segregator może być przeznaczony na dokumenty księgowe, teczka na bieżące sprawy, a koszulki na dokumenty wymagające dodatkowego uporządkowania.

Wraz ze wzrostem liczby dokumentów taki system można łatwo rozbudowywać bez konieczności ponownego porządkowania całego archiwum.

Archiwizacja dokumentów a pudełka archiwizacyjne

Segregatory, teczki i skoroszyty sprawdzają się przy bieżącej pracy z dokumentacją. Materiały, do których zagląda się znacznie rzadziej, można dodatkowo uporządkować w pudełkach i kartonach archiwizacyjnych.

Pozwala to stworzyć dwa poziomy przechowywania: dokumentację bieżącą w łatwo dostępnych segregatorach oraz starsze materiały w uporządkowanym archiwum.

Jak skompletować podstawowy zestaw do archiwizacji?

W typowym biurze przydatne są:

Dobór ilości powinien wynikać z rzeczywistego obiegu dokumentów i sposobu organizacji pracy w danej firmie.

Archiwizacja dokumentów online w Mandras.pl

W Mandras.pl możesz zamówić artykuły do archiwizacji dokumentów online do biura, firmy, szkoły i domowego archiwum. Oferta obejmuje między innymi segregatory, koszulki A4, skoroszyty, teczki i akcesoria pomagające uporządkować dokumentację.

Jeżeli kompletujesz całe stanowisko pracy, sprawdź także artykuły biurowe. Klienci z Łodzi mogą również zrobić zakupy stacjonarnie w Mandras.pl przy ul. Szczecińskiej 57.